Những điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ có hiệu lực kể từ ngày ký, quy định về công tác văn thư, trong đó có quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Theo đó các Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về công tác văn thư hết hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020. Hai nghị định này là cơ sở để ban hành Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hiện nay Bộ trưởng Bộ Nội vụ chưa ban hành Thông tư hướng dẫn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, gồm:
1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen (Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001). Cỡ chữ và kiểu chữ theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản: Tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm) (Thông tư số 01/2011/TT-BNV cho phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển).
Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản: Số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không hiển thị số trang thứ nhất (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).
4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13.
5. Quy định tính thống nhất trong cỡ chữ của Quốc hiệu, Tiêu ngữ, địa danh và thời gian ban hành văn bản: Quy định cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất. Ví dụ, Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
6. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14 (Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định cỡ chữ 14), đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14 (Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định cỡ chữ 14), đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
7. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản: Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
8. Bổ sung “tiểu mục” và điều chỉnh bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm (Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm): Theo đó, “Tiểu mục” và số thứ thự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
9. Quy định bố cục nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
10. Chữ ký của người có thẩm quyền: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền. Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Ngoài ra, bổ sung quy định ghi quyền hạn của người ký đối với trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
11. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức:
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
12. Bổ sung nơi nhận văn bản sau phần “Kính gửi” đối với Báo cáo: Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
13. Bổ sung quy định về Phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
 

Ngô Thị Hoài Ly
 

Tin tức khác cùng chuyên mục